O que resolve o "problema" de espaço do arquivo é a gestão de documentos

O Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da administração pública federal (APF) foi criado em 12 de dezembro de 2003, através do Decreto nº 4.915 que organiza as atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da APF. Sua existência está ligada ao fato de ser dever do poder público a gestão e a proteção especial aos documentos arquivísticos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. O SIGA tem a finalidade de garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal o acesso aos documentos arquivísticos e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais.

O Arquivo Nacional é o órgão central do SIGA e tem atuado junto aos órgãos e entidades integrantes do Sistema na orientação técnica sobre a gestão de documentos arquivísticos, digitais e não digitais, com o objetivo de melhorar a produção e o uso desses documentos visando a sua destinação final (guarda permanente ou eliminação). Com o objetivo de levar o público leitor do Portal a entender um pouco mais sobre o universo da gestão de documentos, está sendo realizada uma série de postagens elaboradas pela equipe do SIGA e do Arquivo Nacional.

A terceira matéria da Série SIGA tem como tema "O que resolve o 'problema' de espaço do arquivo é a gestão de documentos".

O senso comum acredita que a digitalização de documentos é a solução mais eficiente para a organização dos arquivos porque, em teoria, diminui a preocupação com o espaço físico para a guarda, porém, é importante entender que este não é o único problema a ser enfrentado.

A digitalização indiscriminada de documentos não resolve a dificuldade com espaço. A solução mais adequada é implantação de um Programa de Gestão de Documentos, de forma a equilibrar e racionalizar a produção dos documentos de arquivo.

Saiba mais sobre as atividades do SIGA no site: www.siga.arquivonacional.gov.br.